Politique de confidentialité fédérée

Nos relations client sont basées sur la confiance. Nous nous engageons à protéger la vie privée de notre clientèle, ainsi que la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels recueillis, utilisés, conservés et communiqués dans le cadre de nos affaires. Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels sous notre contrôle, qu’ils nous soient fournis directement par vous ou par un tiers ou que nous les ayons fournis à nos tiers fournisseurs de services pour traitement. Nous prenons nos obligations en matière de protection des renseignements personnels au sérieux et nous nous efforçons d’adopter des pratiques guidées par les normes de conduite éthique les plus exigeantes.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous vous demanderons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser, de conserver ou de communiquer vos renseignements personnels à des fins particulières, sauf si la loi nous autorise expressément à recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple lorsque la loi nous oblige à les communiquer à une institution gouvernementale. Si nous souhaitons recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins, nous vous demanderons d’abord votre consentement.

Votre consentement peut être implicite ou explicite. Le consentement implicite survient lorsque vos actes permettent de déduire qu’il y a consentement. Par exemple, lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels pour obtenir une soumission d’assurance, nous déduisons que vous consentez à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels pour la préparation de la soumission. Le consentement explicite est donné expressément, soit verbalement ou par écrit. Lorsque nous vous demandons votre consentement explicite, nous vous indiquons de quels renseignements personnels nous avons besoin, pour quelles raisons nous les utiliserons et les communiquerons, et avec qui nous les partagerons.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous et auprès de tiers, tel qu’il est précisé dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels sur d’autres personnes, vous devez vous assurer que vous avez l’autorisation de ces personnes de nous fournir leurs renseignements personnels et de nous permettre de les recueillir, de les utiliser et de les communiquer aux fins indiquées.

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin pour les fins auxquelles vous avez consenti.

Selon le type de produits ou de services que nous vous offrons et le consentement que vous nous avez donné, nous pourrions recueillir les renseignements personnels suivants :

• nom et coordonnées, incluant l’adresse courriel
• données démographiques (âge, date de naissance, genre, situation familiale et état matrimonial)
• assurances antérieures et historique des réclamations
• données financières et de paiement, y compris les numéros de cartes de crédit et de comptes bancaires ainsi que les adresses de facturation
• dossier de conduite automobile
• numéros d’identification (p. ex., numéro du permis de conduire)
• besoins en matière d’assurance et de services financiers
• renseignements personnels provenant de sources externes publiquement accessibles, en vertu des lois applicables
• renseignements figurant dans les documents juridiques (ordonnances judiciaires, procurations, etc.)
• information liée à un sinistre ou à une enquête (y compris les renseignements contenus dans les rapports policiers, les notes policières, les photos, les vidéos, les enregistrements audios, les rapports d’enquête et les enregistrements de téléphone mobile – cela peut comprendre la géolocalisation ou d’autres métadonnées)
• votre adresse IP et les caractéristiques des appareils électroniques que vous utilisez pour effectuer des transactions avec nous

Voici certains des motifs pour lesquels nous pouvons, avec votre consentement, recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels :

1. Effectuer une analyse des besoins, notamment :

• déterminer et évaluer vos besoins en matière d’assurance
• établir la pertinence des produits et services d’assurance, et vous recommander ceux qui répondent à vos besoins

2. Obtenir une soumission pour vous auprès d’un assureur, notamment :

• analyser et déterminer le risque de conclure un contrat d’assurance avec vous
• déterminer les primes pour les produits d’assurance qui vous intéressent
• déceler, prévenir et réprimer la fraude et les fausses déclarations, et enquêter sur celles-ci

3. Traiter votre proposition et obtenir un contrat en votre nom auprès d’un assureur, notamment :

• confirmer votre identité
• vérifier les renseignements que vous communiquez (par exemple votre adresse ou votre numéro de téléphone)
• déceler, réprimer et prévenir les erreurs et omissions ou la fraude, et enquêter sur celles-ci (par exemple, pour les achats en ligne, nous pouvons vérifier le lieu de la transaction, l’identité unique de l’appareil que vous utilisez ou l’adresse courriel). Lorsque la loi l’autorise, nous pouvons échanger des renseignements avec d’autres organisations à ces fins.
• vérifier l’historique des contrats d’assurance et des réclamations dans les bases de données de l’industrie de l’assurance de dommages
• analyser et déterminer le risque de conclure un contrat d’assurance avec vous
• traiter votre proposition
• obtenir pour vous un contrat auprès d’un assureur
• facturer et traiter les paiements, y compris les recouvrements de créances, et configurer les prélèvements préautorisés (lorsque possible), si vous le désirez

Lorsque la loi l’autorise, nous pouvons obtenir et partager des renseignements avec d’autres organisations pour ces raisons.

1. Pour assister Agences Fédérées dans l’administration de votre contrat d’assurance, notamment :

• traiter les modifications contractuelles, les renouvellements et les résiliations
• confirmer votre identité
• communiquer avec vous au sujet des produits et services que vous détenez chez nous
• assurer un service à la clientèle de qualité
• régler les différends
• voir à la formation et au perfectionnement du personnel
• envoyer des sondages
• traiter les signatures électroniques
• avec votre consentement, communiquer des renseignements sur l’assurance à des locateurs, à des créanciers, à des créanciers hypothécaires et à d’autres personnes possédant un intérêt assurable
• examiner périodiquement vos besoins d’assurance et déterminer si nos produits et services sont adaptés à ces besoins
• accomplir des activités de surveillance et d’audit
• répondre à des questions générales liées aux réclamations

2. Respecter les obligations réglementaires énoncées dans les lois fédérales et provinciales en vigueur.

3. Réaliser des activités d’analyse des opérations et d’analytique des données, notamment :

• utiliser vos renseignements personnels avec des techniques d’analytique avancée et d’intelligence artificielle pour effectuer des activités d’analyse des opérations et d’analytique des données, par exemple :
• nous permettre de déceler les mécanismes de fraude afin d’en réduire les répercussions
• utiliser des observations provenant de vos interactions avec nous afin de faire preuve de proactivité dans notre service et de régler des plaintes

4. Communiquer avec vous au moyen de plusieurs canaux, notamment par courriel, par texto et par téléphone, y compris :

• avec votre consentement, promouvoir et commercialiser nos produits, nos services, nos offres, nos concours ou des activités communautaires qui pourraient vous intéresser, ou réaliser des études de marché ou effectuer des sondages

5. Diffuser des publicités dans les médias sociaux et sur d’autres plateformes publicitaires et améliorer nos campagnes de marketing

6. Tester nos systèmes internes et résoudre les problèmes, évaluer et améliorer nos mesures de sécurité, notre planification des opérations et notre gestion, y compris l’évaluation des besoins en ressources

Lorsqu’il est nécessaire et approprié de le faire, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers externes, mais uniquement aux fins auxquelles vous avez consenti. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels aux personnes, aux entités ou aux organismes suivants :

• les tiers qui nous fournissent des services ou exécutent des services en notre nom, notamment les plateformes de paiement, les plateformes de traitement de données, les services de stockage de données électroniques, les enquêteurs et enquêtrices, les ingénieurs et ingénieures et les fournisseurs de services de reprise après sinistre
• les tiers avec qui nous devons faire affaire pour vous procurer le produit ou le service demandé
• les opérateurs et opératrices de bases de données du secteur de l’assurance (par exemple pour analyser et vérifier les renseignements fournis, comme les réclamations et les contrats antérieurs, par rapport à l’information contenue dans les bases de données du secteur)
• les organismes responsables de l’admissibilité à l’assurance et de l’évaluation des risques
• d’autres entités du groupe de sociétés Co-operators
• d’autres partenaires de distribution pour l’administration et la distribution de produits d’assurance
• toute partie prenant part à la vente, à l’acquisition, à la cession ou à la fusion de sociétés ou à d’autres ententes commerciales, notamment les coentreprises
• les organismes gouvernementaux, comme l’exige la loi (par exemple pour les déclarations réglementaires périodiques, les exigences en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité ou de biens non réclamés, à la demande d’autres autorités légitimes ou aux fins de l’impôt sur le revenu)
• les auditeurs et auditrices externes, les conseillers et conseillères juridiques et d’autres professionnels et professionnelles
• toute autre partie que vous autorisez

Nous pouvons utiliser des technologies qui intègrent la prise de décision automatisée, tout en préservant la sécurité de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pouvons utiliser la prise de décision automatisée pour accélérer notre processus de souscription, ce qui pourra simplifier et accélérer votre expérience d’achat d’assurance.

Nous vous informerons si nous prenons une décision fondée exclusivement sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels, au plus tard au moment où nous vous aviserons de cette décision.

Si nous prenons une décision fondée exclusivement sur la prise de décision automatisée, à votre demande, nous vous indiquerons les renseignements personnels utilisés dans ce processus décisionnel automatisé pour prendre une telle décision, ainsi que les raisons, les principaux facteurs et les paramètres qui ont mené à la décision automatisée.

Si nous prenons une décision fondée exclusivement sur la prise de décision automatisée, vous pourrez nous contacter par courriel à privacy@cooperators.ca pour faire corriger tout renseignement personnel utilisé pour rendre cette décision.

Nous pouvons utiliser des technologies faisant appel à une fonctionnalité qui, si elle est activée, nous permettrait de procéder à votre identification, à votre localisation ou à votre profilage. Si nous procédons ainsi, et que vous êtes dans la province de Québec, nous vous fournirons les moyens d’activer cette fonctionnalité.

Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins, d’outils d’analytique Web et de technologies comparables, consultez le Profilage et Témoins de connexion.

Vous avez le choix

Sachez que vous pouvez toujours :

• Refuser de nous fournir certains de vos renseignements personnels. Si vous ne nous donnez pas tous les renseignements personnels requis, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous offrir nos produits et services; toutefois, cela pourrait ne pas être possible.
• Retirer votre consentement en tout temps et, sous réserve de toute restriction légale ou contractuelle applicable, nous cesserons de recueillir, d’utiliser et de communiquer vos renseignements personnels après le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement ou que vous ne nous donnez pas tous les renseignements personnels requis, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous offrir nos produits et services; toutefois, cela pourrait ne pas être possible.
• Mettre à jour vos autorisations marketing et vos préférences de communication en tout temps en communiquant avec nous.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis et selon ce qui est permis ou exigé par la loi.

Mesures de sécurité

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels. Nous prenons très au sérieux la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. Pour en savoir plus sur nos pratiques de sécurité, consultez le https://www.cooperators.ca/en/publicpages/security..

Tout notre personnel doit se conformer à notre Code d’éthique et de conduite des affaires et l’attester chaque année. En outre, nous avons élaboré et mis en œuvre des directives et des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels. Ces dernières sont évaluées, surveillées et vérifiées périodiquement

Seulement les membres de notre personnel et d’autres personnes autorisées qui ont besoin d’utiliser vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions peuvent y avoir accès. Il peut s’agir de tiers fournisseurs de services, dont certains peuvent se trouver à l’extérieur du Canada. Si vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et communiqués dans la province de Québec, ils peuvent également être communiqués à l’extérieur du Québec. Dans tous les cas, les membres de notre personnel et de tout autre personnel autorisé, au Canada ou ailleurs, doivent assurer la protection de vos renseignements personnels en se conformant à notre politique et à nos pratiques de protection des renseignements personnels, ainsi qu’aux lois et aux règlements canadiens sur la protection des renseignements personnels. La loi pourrait les obliger à divulguer vos renseignements personnels à des cours de justice, des gouvernements ou des organismes de réglementation au Canada et à l’étranger. Si vos renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Canada, ils pourraient être régis par les lois qui sont en vigueur dans d’autres pays. Afin de protéger vos renseignements personnels, nous veillons à ce que des dispositions relatives à la sécurité et à la protection de la vie privée soient incluses dans tous nos contrats avec des fournisseurs de services externes.

Exactitude

Nous mettons tout en œuvre pour que les renseignements personnels recueillis soient exacts, complets et à jour, afin de les utiliser correctement pour les raisons appropriées.

Si nous ne pouvons pas vérifier vos renseignements personnels ou vous contacter, notre capacité à vous fournir nos produits et services pourrait être restreinte.

Accès aux renseignements personnels et correction

Sur demande écrite, et après confirmation de votre identité, nous vous donnerons accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, obtenus dans le cadre de nos affaires avec vous. Cependant, dans certains cas, nous pourrions, en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels, restreindre l’accès à vos renseignements personnels, notamment lorsque ceux-ci sont assujettis à des privilèges juridiques, contiennent des informations commerciales confidentielles ou portent sur d’autres personnes. Le cas échéant, nous vous ferons part des raisons pour lesquelles nous restreignons l’accès et nous vous indiquerons quels sont vos recours. Une réponse vous sera transmise dans les 30 jours suivant la réception de votre demande d’accès écrite si elle est suffisamment précise pour nous permettre de confirmer l’existence des renseignements personnels. En Alberta, une réponse vous sera transmise dans les 45 jours suivant la réception de votre demande d’accès écrite si elle est suffisamment précise pour nous permettre de confirmer l’existence des renseignements personnels. Dans la mesure où la loi le permet, nous vous aviserons si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à votre demande. Dans certains cas, seulement une ou un médecin peut vous communiquer les renseignements médicaux que nous avons recueillis à votre sujet auprès d’un tiers.

Pour les personnes vivant au Québec : Vous pouvez demander une copie des renseignements personnels informatisés que nous avons sur vous. Ces renseignements informatisés seront transférés dans un format technologique structuré et couramment utilisé à vous ou à une personne ou organisation désignée par vous et autorisée par la loi à recueillir de tels renseignements.

Si vous exercez ce droit d’accès, nous pourrions vous facturer des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels.

Si vous croyez que les renseignements contenus dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander de les corriger. Nous étudierons la demande et, si nous sommes d’accord avec vous, nous apporterons rapidement les corrections nécessaires.

Pour demander l’accès aux renseignements que nous détenons ou pour les corriger, contactez-nous en écrivant à privacy@cooperators.ca. Si vous autorisez un tiers à faire une demande en votre nom, nous avons besoin de votre consentement écrit pour communiquer vos renseignements personnels à ce tiers.

Signaler vos préoccupations en matière de protection de la vie privée

Notre objectif est de vous aider à répondre à vos besoins et de vous offrir le meilleur service possible. Si la protection des renseignements personnels vous préoccupe, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour en discuter. Nous prenons vos préoccupations au sérieux et nous examinerons toutes les plaintes concernant la protection de la vie privée. Au besoin, nous prendrons les mesures nécessaires pour traiter votre plainte. Si le processus de résolution des plaintes ne vous satisfait pas, nous vous indiquerons quelles autres procédures sont à votre disposition.

Nous pourrions réviser périodiquement la présente politique de protection des renseignements personnels pour tenir compte des modifications apportées à la loi et à nos pratiques. Nous publierons un avis de toutes les modifications importantes et pertinentes apportées à la présente politique.